13 Июля 2020

Деловая программа конгрессных мероприятий: залог успеха и опыт Фонда Росконгресс

Фонд Росконгресс продолжает делиться экспертным мнением по проведению деловых мероприятий в рамках «Летней академии НКБ (Национального конгресс-бюро)». Заместитель директора, программный директор Фонда Росконгресс Армен Хачатрян провел онлайн-лекцию на тему «Формирование программы мероприятия и ключевые аспекты работы со спикерами», завершив второй модуль обучающего проекта.

Спикер рассказал о необходимости последовательности действий в подготовке деловой программы событий, о готовности к форс-мажорам, о том, что именно привлекает спикеров для участия в мероприятиях, а также о трансформации современных форматов проведения конгрессных мероприятий. В лекции приняли участие более 200 слушателей.

Программный директор Фонда Росконгресс подробно разобрал ключевые этапы, необходимые для подготовки и реализации успешной программы мероприятия любого масштаба. Была особенно выделена первостепенность определения общей цели мероприятия, в соответствии с которой необходимо определить, кто должен быть спикером, как и о чем он должен будет говорить, а главное – кто будет его слушать. Определение целевой аудитории мероприятия дает возможность организаторам понять, с какой целью на него придут участники и партнеры, и дать им тот продукт, который их удовлетворит. А сегментирование целевой аудитории позволит разработать дальнейшую структуру деловой программы и сделать так, чтобы никто из участников не ушел обделенным.

Была отмечена важность создания цепкого и емкого слогана программы, отражающего основную тему, идею всего мероприятия, так как именно девиз привлекает людей, а затем остается в памяти спикеров, участников и партнеров, когда событие пройдет.

Говоря о последовательности действий, спикер выделил необходимость создания программного комитета в начале подготовки программы мероприятия, так как для наибольшей содержательной корректности будущих сессий и дискуссий необходим экспертный пул специалистов в своих отраслях, который станет мозговым центром всего мероприятия. Первая задача программного комитета – формирование архитектуры программы, образа будущей конференции с основными тематиками, которая может конструироваться и меняться до тех пор, пока не станет понятной для организаторов и целевой аудитории мероприятия.

Первый драфт программы, основанный на ее архитектуре, должен включать краткое и сконцентрированное описание каждого мероприятия и основные вопросы и тезисы, которые должны поднять спикеры в рамках каждой сессии. Это необходимо, чтобы будущие участники смогли понять, о чем они услышат на мероприятии, а докладчики – определить, какую содержательную ценность они смогут привнести.

На следующем этапе необходимо заняться подбором и приглашением самих спикеров – самый важный момент проработки программы мероприятия. Для того чтобы эксперты в своих отраслях согласились потратить свое время и выступить на мероприятии, необходимо применять искусство и умение заинтересовать. Более того, статусность самого мероприятия также, безусловно, является важным фактором в пользу принятия участия в нем в роли спикера. Формирование панели докладчиков – сложный этап, на котором необходимо учитывать, насколько она интересна целевой аудитории и релевантна заявленным темам. Не менее важно заранее узнать, как подобранные спикеры ведут публичные выступления. Это необходимо учесть будущему модератору, чья техническая роль является ключевой для того, чтобы у каждого участника была равная возможность высказаться и чтобы дискуссия была наиболее интересна.

Отвечая на вопросы слушателей, Армен Хачатрян отметил большую важность команды сотрудников, особенно при подготовке и проведении крупных мероприятий, когда параллельно могут проходить до 20 панельных дискуссий. В этом случае личный контроль за конкретными сессиями – вплоть до технических и организационных моментов (например, проследить за тем, чтобы иностранные спикеры взяли корректный билет, оформили проживание, имели российскую визу) – является ключевым, чтобы мероприятие прошло по плану.

Участников лекции особо интересовало, как нужно действовать в ситуациях форс-мажора во время проведения мероприятий и как часто они случаются. Программный директор Фонда Росконгресс отметил, что к срочным незапланированным изменениям нужно быть готовым всегда, особенно, когда речь идет про топовых спикеров, которые привнесут в событие большую содержательную ценность, чем стоимость замены баннерного оформления в зале или изменения формата мероприятия. Также нужно всегда быть готовым к срочным заменам спикера, и если все сотрудники, включая модератора дискуссии, сработают быстро и слаженно, слушатели сессии могут даже не заметить форс-мажора.

В завершении своего выступления Армен Хачатрян рассказал о том, что форматы и длительность конгрессных мероприятий сегодня сокращаются по времени и количеству спикеров: «Мы идем к тому, что сессий будет больше, но они будут короче, будет сокращаться количество спикеров в панели. Это сложный момент для организаторов, когда желающих выступить много, а отказывать неудобно и страшно, но все-таки приходится, потому что это тот формат, в котором сегодня аудитория готова участвовать в подобных мероприятиях».

Запись лекции доступна в приложении EFEA+EL и на YouTube-каналах Фонда Росконгресс и Национального конгресс-бюро (https://youtu.be/24DJJ71GJRE)

Все новости